なぜ要件定義で合意が必要なのか

要件定義で合意が必要な理由は、プロジェクトの進行や判断が、個人の解釈ではなく「共通の前提」に基づいて行われる必要があるからです。合意がないまま進むと、同じ言葉や仕様に基づいていても、立場ごとに異なる理解のまま進行してしまうリスクがあります。その結果、プロジェクトの途中で判断がブレたり、完成段階で「思っていたものと違う」というズレが表面化します。要件定義での合意は、こうしたズレを未然に防ぎ、スムーズな判断を下すための土台となるのです。

誰と合意するのか（関係者とは誰か）

要件定義で合意の対象となる「関係者」とは、プロジェクトの成果や判断に影響を与える立場の人たちを指します。発注者だけでなく、社内の関係部署、意思決定者、運用に関わる担当者、制作・開発側などが含まれます。重要なのは、プロジェクトに直接関わる人だけでなく、「影響を受ける人」も合意の範囲に含めることです。

例えば、プロジェクト自体には直接関与していなくても、法的・コンプライアンス上の観点から法務部が関わるケースもあります。誰を、どこまで関係者として捉えるかによって、要件定義の精度は大きく変わります。

何について合意するのか

要件定義で本当に合意を確認したいことは、「目的」「前提」「期待値」などの判断の基準です。具体的には、「このプロジェクトで何を実現したいのか」「何をもって成功とするのか」「今回どこまでを対象範囲とするのか」といったことです。これらの合意事項は、機能や仕様について意見が分かれた場合でも判断の軸となります。要件定義における合意とは、細部を決め切ることではなく、判断の軸を作ることでもあります。

合意なき進行のリスク

合意なき進行のリスクは、プロジェクトが「動いてはいるが、判断の軸が定まっていない」状態で進んでしまうことにあります。関係者それぞれが異なる前提や成功イメージを持ったまま進行するため、各所で方針を決める際に意見が割れやすくなります。

その結果、「想定外」「そこまでやるとは聞いていない」といったズレが後工程で顕在化し、修正や手戻りが発生します。これは特定の誰かの判断ミスではなく、合意を設計しないまま進めたことによる構造的なリスクと言えます。

自社で行う場合

自社で要件定義を進める場合、社内では通じている言葉や背景が、そのまま要件として書かれてしまうことがあります。そうした表現は、業者（制作パートナー）には意図が正しく伝わらず、解釈が分かれる原因になります。その結果、「言ったつもり」「分かっていると思っていた」といったズレが生まれやすくなります。

「誰に読まれても同じ理解にたどり着けるか」「第三者の視点で言語化できているか」、その確認を繰り返すことが、スムーズなプロジェクト進行につながります。

業者に任せる場合

業者に要件定義を任せる場合、第三者の視点で状況を見定め、言葉や背景を客観的に判断してもらえます。社内では当たり前になっている前提や思い込みに対して問いを立て、目的や判断の軸を明確にしていく役割を期待できます。

一方で注意したいのは、「任せているから大丈夫」という意識が先行し、発注者側の関与が弱くなってしまうことです。要件定義は、業者が一方的に作り上げるものではなく、発注者の意思や判断を引き出しながら形にしていく工程です。

業者に任せる場合は、要件定義の主体が誰なのかを明確にし、意思決定や最終判断は発注者が担うという線引きをすることが重要です。業者は「要件定義作成の支援をする存在」と考えると、プロジェクトでのズレが起きにくくなります。

見積もり段階

プロジェクトの目的や背景が共有され、おおよその対象範囲が見えている状態が求められます。機能面も含めて「何を実現するのか」「どこまでを扱うのか」などプロジェクトの大枠を見える形にして、見積金額の根拠として成立している状態にしておきます。

契約段階

「やること」と「やらないこと」が明確に切り分けられ、責任の所在が明確になっている必要があります。業務範囲、責任範囲や条件について、後から解釈が分かれないよう記されていることが重要です。

納品段階

「何が決まったのか」「何をもって完了とするのか」が確認できる状態になっています。決めなかったことや、今後の検討事項も含めて残っていることが、次の工程への引き継ぎになります。

要件定義書の位置づけ

要件定義書は、見積もりでは金額の根拠となり、契約では業務範囲の根拠となり、納品時においては合意内容の根拠となる文書です。プロジェクトの各段階で、判断や説明の軸として機能することが求められます。